Polityka prywatności

1. KIM JESTEŚMY?
Jesteśmy spółką świadczącą kompleksowe usługi z zakresu infrastruktury technicznej budynków publicznych, komercyjnych i przemysłowych, budowy i aranżacji powierzchni typu fit-out, jak również oferującą zbiór innowacyjnych rozwiązań do zarządzania zużyciem energii w budynkach. W trakcie prowadzenia przez nas działalności biznesowej przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe.
Jesteśmy Administratorem Pana/Pani danych osobowych.
Nasze dane kontaktowe:
Matex Controls Sp. z o. o.
ul. Kolejowa 49, 05-092 Łomianki
tel. +48 (22) 499 50 34
e-mail: biuro@matexcontrols.pl
XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie KRS 0000402230
(dalej „Administrator”).

2. CZYM SĄ DANE OSOBOWE?
„Dane Osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L/119/1) (dalej „RODO”).

3. JAKIEGO RODZAJU DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY?
3.1 Dane osobowe zbierane za pośrednictwem strony internetowej
Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od osób odwiedzających (dalej „Odwiedzający”) (w tym od Pana/Pani – jeżeli dotyczy) naszą witrynę internetową www.matexcontrols.pl (dalej „Serwis”).
Za pośrednictwem Serwisu zbieramy dane osobowe potencjalnych pracowników i współpracowników, którzy są zainteresowani nawiązaniem stosunku pracy z nami bądź podpisaniem umowy o współpracy, obejmujące: imię, nazwisko, datę urodzenia, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jak również innego rodzaju dane zamieszczane dobrowolnie przez kandydatów w nadsyłanych CV, w tym: zainteresowania, umiejętności, znajomość języków obcych, zdjęcia, miejsce zamieszkania.
Przekazanie przez Odwiedzającego (w tym przez Pana/Panią – jeżeli dotyczy) danych osobowych, o których mowa wyżej, jest w pełni dobrowolne. Z drugiej jednak strony przekazanie danych osobowych obejmujących co najmniej imię, nazwisko i adres poczty elektronicznej jest konieczne w celu umożliwienia kontaktu z naszej strony z Odwiedzającym. Co więcej, niepodanie danych osobowych w zakresie wskazanym w kodeksie pracy (imię i nazwisko, data urodzenia, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej albo numer telefonu, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia) uniemożliwi nam rozpoczęcie procesu rekrutacji.
3.2 Dane zbierane w trakcie realizacji umów handlowych
Przetwarzamy dane osobowe osób, z którymi utrzymujemy relacje biznesowe, w tym dane naszych klientów, podwykonawców i dostawców uzyskane w ramach podpisanych umów handlowych.
W umowach zawieranych z naszymi klientami, podwykonawcami i dostawcami przetwarzamy dane osobowe pracowników, klientów, podwykonawców i dostawców tj. dane osób odpowiedzialnych za projekt, osób wyznaczonych do kontaktu, osób upoważnionych do reprezentacji stron umowy. Zazwyczaj są to dane osobowe ograniczające się do imienia, nazwiska, zajmowanego stanowiska, numeru uprawnień zawodowych, danych kontaktowych.
Jako Administrator pozyskujemy dane osobowe bezpośrednio od podmiotów, z którymi pozostajemy w relacjach handlowych, zobowiązując się jednocześnie do nieprzetwarzania ich do innych celów.
3.3 Dane zbierane bezpośrednio od osób, których dotyczą
Przetwarzamy także dane osobowe, które otrzymaliśmy bezpośrednio od osób zainteresowanych nawiązaniem współpracy z nami, na przykład w formie wymiany wizytówek, w formie ustnej podczas rozmowy telefonicznej lub w drodze wymiany korespondencji elektronicznej.
Każda z tych osób przekazuje nam swoje dane osobowe w sposób dobrowolny i wyłącznie do celów biznesowych. Zazwyczaj są to dane osobowe ograniczające się do imienia, nazwiska, zajmowanego stanowiska, danych kontaktowych.
Podanie przez zainteresowane osoby swoich danych osobowych jest w pełni dobrowolne, jednak w celu umożliwienia nam nawiązania współpracy i w konsekwencji ewentualne podpisanie umowy, przekazanie danych osobowych jest konieczne w zakresie obejmującym co najmniej: imię i nazwisko, numer telefonu, zajmowane stanowisko.
3.4 Dane uzyskane w wyniku stosowania monitoringu
Przetwarzamy dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu wokół biura naszej firmy oraz w biurze.
Wszyscy pracownicy i współpracownicy są poinformowani o zastosowaniu przez nas monitoringu.
Każdą osobę, z którą pozostajemy w relacjach biznesowych także informujemy o stosowaniu przez nas monitoringu.
Odpowiednie tablice informujące, iż stosujemy monitoring umieściliśmy na bramie wjazdowej do naszego biura oraz na drzwiach wejściowych. Ponadto informacja o prawach osób objętych monitoringiem jest dostępna na recepcji naszego biura.
Jeżeli nie wyraża Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, które mogą być uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu, prosimy o przesłanie do nas prośby o zorganizowanie spotkania poza naszą siedzibą. Jeżeli będziemy zainteresowani współpracą, spotkamy się w dogodnym dla Pana/Pani miejscu.

4. W JAKIM CELU ORAZ NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZAMY PRZEKAZANE NAM DANE OSOBOWE?
4.1 Dane osobowe zbierane za pośrednictwem Serwisu
Celem przetwarzania danych osobowych jest:
4.1.1 Prowadzenie przez nas działań rekrutacyjnych, w szczególności tworzenie bazy osób zainteresowanych zatrudnieniem lub współpracą z nami,
4.1.2 Możliwość odpowiadania na wiadomości przesyłane przez Odwiedzających za pośrednictwem Serwisu (zakładka Kontakt) i archiwizowanie korespondencji.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu wskazanym w pkt 4.1.1. jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Zgoda ta w każdej chwili może być wycofana. Wycofanie zgody nie ma wpływu na nasze prawo do przetwarzania danych osobowych w celu opisanym w tej zgodzie do chwili jej cofnięcia.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu wskazanym w pkt 4.1.2 powyżej jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
4.2 Dane zbierane w trakcie realizacji umów handlowych
Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja umów handlowych, tj. umów zawieranych z klientami, podwykonawcami, dostawcami.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora polegający na konieczności wykonania umów (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
4.3 Dane zbierane bezpośrednio od osób, których dotyczą
Celem przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie kontaktu zawodowego, propozycji współpracy, wymiany handlowej, wymiany informacji gospodarczych i poszukiwania wzajemnych korzyści gospodarczych.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
4.4 Dane uzyskane w wyniku monitoringu
Celem przetwarzania danych osobowych jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników/współpracowników/klientów/partnerów handlowych i innych osób zainteresowanych nawiązaniem współpracy z nami.
Przetwarzamy dane osobowe tylko i wyłącznie do celów, do których zostały zebrane.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora tj. zapewnienie ochrony mienia Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

5. KOMU DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ PRZEKAZYWANE?
Dane osobowe są dostępne dla naszych pracowników i współpracowników, którzy są do tego odrębnie upoważnieni i odbyli odpowiednie przeszkolenie.
Dane osobowe mogą być przekazywane dla celów podatkowych, rachunkowych, statystycznych podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie, przy czym podmioty te przetwarzają dane osobowe na podstawie podpisanej z nami umowy oraz wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.
Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów.
Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza obszar EOG).

6. JAK DŁUGO PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy dane osobowe przez czas określony przez odpowiednie przepisy prawa.
Przetwarzamy:
• Dane kontaktowe – do upływu okresu przedawnienia roszczeń, przedawnienia zobowiązań podatkowych, przy czym obowiązuje dłuższy z powyższych terminów,
• Dane biznesowe – do czasu cofnięcia zgody.
Jeżeli okres takiego przetwarzania nie wynika z obowiązujących przepisów prawa, przetwarzamy je tak długo, jak długo istnieje jednocześnie podstawa prawna i cel dla ich przetwarzania.
Usuwamy dane niezwłocznie po otrzymaniu informacji o cofnięciu zgody na ich przetwarzanie lub o wyrażeniu sprzeciwu, a także po ustaniu celu ich przetwarzania.
Dane osobowe potencjalnego pracownika lub współpracownika otrzymane w związku z prowadzoną rekrutacją usuwamy po zakończeniu rekrutacji. Jeżeli potencjalny pracownik lub współpracownik wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych także do celów przyszłych rekrutacji, jego dane osobowe są usuwane po upływie 3 miesięcy od dnia wyrażenia zgody.
Dane osobowe uzyskane w wyniku zastosowania monitoringu przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały one zebrane tj. przez okres 30 dni.

7. JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ OSOBIE, KTÓREJ DANE OSOBOWE PODLEGAJĄ PRZETWARZANIU?
Jako osoba, której dane przetwarzamy ma Pan/Pani prawo zgodnie z art. 15-22 RODO do:
• Dostępu do swoich danych osobowych,
• Żądania sprostowania danych osobowych,
• Usunięcia danych osobowych,
• Ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• Wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych,
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dodatkowo w zakresie, w jakim Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody bądź w ramach świadczonej usługi/wykonywania umowy przysługuje Panu/Pani prawo do:
• Wycofania zgody w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na tej podstawie, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
• Przeniesienia danych (w zakresie technicznie możliwym).
Zawsze możesz skontaktować się z nami kierując swoje zapytanie/prośbę na specjalnie w tym celu stworzony e-mail: rodo@matexcontrols.pl. Odpowiemy na każdy e-mail niezwłocznie, przy czym nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania zapytania/prośby.

8. COOKIES
8.1 Nasz Serwis wykorzystuje technologię cookies.
8.2 Poprzez pliki cookies rozumiemy dane informatyczne przechowywane w urządzeniach końcowych Odwiedzających przeznaczone do korzystania z Serwisu. Mogą to być pliki cookies sesyjne bądź trwałe (session lub persistent cookies) i mogą korzystać z technologii takiej jak JavaSript lub Flash.
8.3 Pliki cookies pozwalają rozpoznać urządzenie (komputer, tablet, telefon) osoby korzystającej z Serwisu jako Odwiedzającego i odpowiednio wyświetlić interesującą ją stronę Serwisu w sposób dostosowany do jej indywidualnych preferencji.
8.4 Używamy następujących plików cookies:
8.4.1 pliki „niezbędne” – umożliwiające korzystanie z usług i funkcji Serwisu, podtrzymujące sesję, a także uwierzytelniające,
8.4.2 pliki „funkcjonalne” – zapamiętujące ustawienia Odwiedzającego, takie jak akceptacja zgody na używanie plików cookies,
8.4.3 pliki „analityczne” – monitorujące aktywność Odwiedzającego na stronie, zbierające dane, które umożliwiają nam poprawianie strony i dopasowanie jej do oczekiwań korzystającej osoby jako Odwiedzającego,
8.4.4 pliki „bezpieczeństwa” – wykorzystywane przez nas do wykrywania nadużyć oraz gwarantujące bezpieczne korzystanie ze strony wszystkim Odwiedzającym.
8.5 Decyzję w przedmiocie udzielenia zgody na wysłanie i korzystanie przez Administratora z plików cookies Odwiedzający musi podjąć bezpośrednio po wejściu do Serwisu. Wówczas wyświetla się odpowiedni komunikat.
8.6 Jeżeli Odwiedzający wyrazi zgodę na wysłanie i korzystanie przez nas z plików cookies zapisanych na urządzeniu Odwiedzającego (komputer, tablet, telefon) będziemy mieli do nich dostęp podczas kolejnego korzystania przez Odwiedzającego z naszego Serwisu. Dzięki temu możemy ułatwić Odwiedzającemu korzystanie z serwisu oraz dostosowanie go do potrzeb Odwiedzającego i jego indywidualnych upodobań.
8.7 Jeżeli jednak Odwiedzający nie wyrazi zgody na korzystanie przez nas z plików cookies bądź jeżeli zdecyduje się na ich późniejsze usunięcie albo zablokowanie, niektóre obszary lub funkcje naszego Serwisu mogą być niedostępne lub korzystanie z nich – utrudnione. W celu wprowadzenia zmian Odwiedzający powinien zastosować instrukcję, do której może uzyskać dostęp klikając przycisk „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.